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Date de publication : 24/04/2019

Un Secrétaire assistant de direction au sein de la direction des archives départementales (h/f)

Date limite de dépot :

Numéro de l'offre :
0119-CD-PCCS-7764
Domaine d'emploi :
Administratif
Localisation :
ORLEANS
Métier :
Assistant administratif
Type emploi :
Permanent
Filière :
Administrative
Catégorie :
C
Responsabilité hierarchique :
Non

Missions

Description de l'offre

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du service Vie des Sites au sein de la direction des archives départementales, le secrétaire assistant de direction gère le secrétariat des Archives départementales du Loiret, afin de faciliter et de fluidifier les tâches administratives de la direction. Il assiste le directeur des Archives départementales en prenant en charge les questions organisationnelles et pratiques et en organisant l’interface avec ses interlocuteurs.

MISSIONS :

En qualité de secrétaire assistant de direction, vous  serez en charge de :

  • Gérer le secrétariat de la direction : Vous gérez les flux  du courrier, enregistrez le courrier, corrigez les lettres, vous préparez des supports de communication et vous rédigez des comptes rendus.
  • Assister la directrice des archives départementales : Vous gérez son agenda, ses déplacements, les appels téléphoniques, préparez les dossiers et rédigez.
  • Faire appliquer la procédure des congés en tenant à jour le tableau de suivi, en élaborant les plannings des permanences en salles de lecture.
  • Gérer les archives du service : Vous classez et gérez les archives courantes et intermédiaires de la direction, vous tenez à jour l’arborescence informatique de la direction et vous rédigez  les bordereaux d’élimination.
  •  Assurer la fonction de régisseur principal des deux régies de recettes des Archives : Vous encaissez les paiements des frais de photocopies et autres produits, vous gérez la régie de recettes  en tenant à jour le journal des encaissements, vous effectuez  les virements comptables nécessaires et élaborez les balances mensuelles.
  • Assurer des missions d’acheteur, de suivi de la comptabilité et d’entretien des bâtiments : Vous achetez les fournitures bureautiques et sanitaires, vous recensez les besoins de la direction, vous effectuez  la commande directement sur les sites dédiés des prestataires et contrôlez les livraisons. Vous tenez  à jour les tableaux de suivi des achats sur Excel.
  • Etre référent du nettoyage du bâtiment situé rue des Minimes : Vous faites les contrôles mensuels avec le chef de chantier du prestataire.
  • Participer à des actions collectives (selon besoins) : Vous saisissez et corrigez  les instruments de recherche en lien avec les responsables des services, vous pouvez assurer l’accueil physique et téléphonique (en remplacement de l’agent d’accueil).

Le poste est basé : au centre des archives départementales, Rue d’Illiers.

Profil

Diplôme requis

Bac+2

Expérience requise

Vous êtes titulaire d’un diplôme minimum niveau BAC dans un domaine administratif et vous êtes très à l’aise avec l’outil bureautique.

Vous détenez une bonne maitrise de l’orthographe et de la grammaire.

Doté de bonnes qualités relationnelles, vous appréciez le travail en équipe ainsi que la polyvalence, vous savez faire preuve de rigueur.

STATUT :

L’emploi correspond au cadre d’emplois des Adjoints administratifs territoriaux et/ou au grade de rédacteur territorial et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle. Ce poste peut également être pourvu par application de l’article 38 de la loi 84-53 du 26 janvier 1984 relative aux personnes en situation de handicap.

REMUNERATION :

Rémunération statutaire et régime indemnitaire, avantages CNAS

Spécificités techniques

Déplacements fréquents sur les deux sites des Archives départementales

Permis B indispensable.

Contact

Merci d’adresser votre candidature (format pdf) en cliquant ci-dessous sur

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Lettre de motivation avec curriculum vitae

sous la référence 0119-CD-PCCS-7764

Avant le 5 mai 2019

A Monsieur le Président du conseil Départemental