Vue aérienne de champs vers Saint-Denis-de-l'Hôtel
Date de publication : 06/06/2019

Un(e) gestionnaire administratif(ve) des actions de contrôles réglementaires et maintenances pour la direction de l'aménagement et du patrimoine (h/f)

Date limite de dépot :

Numéro de l'offre :
0619-CD-DAP-6518
Domaine d'emploi :
Administratif
Localisation :
ORLEANS
Métier :
Gestionnaire administratif
Type emploi :
Permanent
Filière :
Administrative
Catégorie :
B
Responsabilité hierarchique :
Non

Missions

Description de l'offre

La direction du patrimoine départemental a pour mission de proposer et mettre en œuvre la stratégie bâtimentaire et immobilière du département afin de disposer de biens adaptés et performants. Elle assure également la maintenance et l'exploitation technique des bâtiments existants.


Rattaché au Responsable du service maintenance des bâtiments, le gestionnaire administratif des actions de contrôles réglementaires et maintenances assiste l’ensemble des agents du service.

MISSION :

Vous êtes polyvalent et vous apportez un support pour la réalisation des tâches administratives:

 - Dans l’exécution des marchés de travaux et de maintenance, vous réalisez le suivi des actions réglementaires (contrôles périodiques, commissions de sécurité, maintenances périodiques) dans le logiciel de gestion patrimonial de la collectivité (KIMOCE) et les tableaux de bords correspondants, en lien avec les chargés de mission et techniciens de l’équipe. Vous préparez les documents d’exécution des marchés (ordres de service, commandes, enregistrement dans les chronos de suivi) et procédez à leur classement. Au stade de la facturation, vous procédez aux vérifications préalables au « Service fait » et contribuez au suivi financier des opérations.

- Lors des réunions de service ou avec des partenaires internes ou externes, vous prenez en charge la prise de notes, la rédaction et la diffusion des comptes rendus.

 - Dans le cadre de l’archivage, vous effectuez les tâches de pré-archivage (tri, classement des documents) et le stockage dans les différents locaux archives. Vous veillez au respect de la durée de vie administrative des documents et procède à leur destruction à l’issue.

 - Vous assurez la continuité de service en matière administrative avec les autres services de la Direction. Vous disposez des accès aux agendas, organisez les réunions et réservez les moyens nécessaires (salles, voitures, …)

 - Vous contribuez à la gestion du site administratif, l’immeuble le Loiret, en lien avec le Responsable de site. Pour cela, vous êtes responsable de la remise des badges d’accès et les clefs, et vous vous assurez de leur retour. Vous rédigez les demandes dans le logiciel de gestion de patrimoine (KIMOCE). Vous accueillez, accompagnez les entreprises intervenantes, et confirmez la réalisation des travaux demandés.

ACTIVITES :       

Coordination administrative (75%)

-Vous suivez des actions réglementaires (contrôles périodiques, commissions de sécurité, maintenances périodiques).  

-Vous consolidez des tableaux de bords de suivi et de mise à jour.

-Vous rédigez des documents d’exécution des marchés.

-Vous assurez le suivi financier et comptable des marchés en cours d’exécution.

-Vous utilisez le logiciel de gestion patrimonial pour créer des demandes et assurez leur suivi, la mise à jour des données, et vous intégrez des documents.

Communication, relations internes et externes (5%)

- Vous accueillez, informez et accompagnez.

- Vous optimisez la circulation de l'information.

- Vous assurez une veille informationnelle.

- Vous rédigez des notes, des comptes rendus et des courriers.

- Vous créez et modélisez un document.

- Vous gérez le courrier entrant et sortant ainsi que les parapheurs.

- Vous assurez la suppléance des assistantes de la Direction en cas d’empêchement.

Organisation et planification de l'activité (10%)

- Vous tenez les agendas des membres de la direction.

- Vous organisez les déplacements.

- Vous organisez et gérez une réunion.

- Vous animez un travail collaboratif.

- Vous organisez le classement et l'archivage des dossiers.

Assistance au responsable de site de l’Immeuble Le Loiret (10%)

- Vous assurez la saisie des demandes dans le logiciel de gestion patrimonial.

- Vous gérez les intervenants extérieurs : remise de badges, remise de clés pour les sites vacants et consignation des entrées et sorties.

- Vous régulez les clefs et cartes d’accès mises à disposition

 

Le poste est basé à Orléans – 32 avenue Jean Zay.

Mode de recrutement

Statutaire et contrat de droit

Profil

Diplôme requis

Bac+2

Expérience requise

Vous êtes titulaire d’un BEP des métiers du secrétariat, BAC Pro ou équivalent, un BTS support à l’action managériale ou équivalent, un DUT gestion administrative ou équivalent. Une expérience dans le secrétariat serait souhaitée.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, de gestion de courrier, de prise de notes et vous avez une bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire. Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques.

Vous êtes organisé, réactif et rigoureux. Vous avez l’esprit d’équipe et faites preuve d’écoute et de disponibilité.

STATUT :

L’emploi correspond au cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux, et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle. Ce poste peut également être pourvu par application de l’article 38 de la loi 84-53 du 26 janvier 1984 relative aux personnes en situation de handicap.

REMUNERATION :

Rémunération statutaire et régime indemnitaire, avantages CNAS

 

Contact

Merci d’adresser votre candidature (format pdf) en cliquant ci-dessous sur

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Lettre de motivation avec curriculum vitae

sous la référence 0619-CD-PAD-6518

Avant le 1er juillet 2019

A Monsieur le Président du conseil Départemental